Chính sách du lịch công ty mà mọi người sẽ yêu thích (+ mẫu)

Travelstop - Chính sách du lịch công ty mà mọi người sẽ yêu thích (+ mẫu)

Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ hay điều hành MNC, các chuyến công tác của bạn có thể được thực hiện hiệu quả và hiệu quả hơn với chính sách du lịch của công ty.

Chính sách du lịch của công ty được thiết kế tốt không chỉ giúp duy trì trật tự trong toàn bộ quá trình đi lại, từ việc đặt phòng khách sạn và vé máy bay đến cách nhân viên nên nộp đơn yêu cầu khi kết thúc chuyến đi. Nó cũng thúc đẩy sự tuân thủ, tiết kiệm tiền của công ty, cải thiện sự an toàn của khách du lịch và ngăn chặn gian lận.

Để đạt được điều đó, các nhà quản lý du lịch cần xem xét không chỉ nhu cầu và mong muốn của tổ chức mà còn của nhân viên.

Một danh sách kiểm tra quản lý du lịch

Đối với nhân viên thời hiện đại, sự tiện lợi là chìa khóa để kinh doanh du lịch hạnh phúc. Một nghiên cứu gần đây đã tiết lộ rằng, ví dụ, khách du lịch kinh doanh châu Á, ưu tiên sự tiện lợi và thiết thực hơn tất cả. Nghiên cứu về du khách kinh doanh Mỹ mang lại kết quả tương tự.

Điều đó có nghĩa là hôm nay khách du lịch kinh doanh có thể sẽ có địa điểm khách sạn thuận tiện và thời gian bay qua bữa sáng tự chọn và vé hạng thương gia.

Bằng cách xem xét nhân viên, nhu cầu và sở thích du lịch của bạn, nhiều khả năng bạn có thể đưa ra chính sách du lịch giúp tăng tỷ lệ tuân thủ. Đổi lại, việc tuân thủ sẽ giúp công ty giảm chi phí đi lại cho doanh nghiệp và đảm bảo nhân viên được an toàn trong khi họ đi công tác.

Và bằng cách tăng cường sự thuận tiện và an toàn trong chuyến đi, bạn có thể đặt cược rằng khách du lịch kinh doanh của bạn sẽ có thể tập trung tốt hơn vào việc đại diện cho công ty của bạn và đạt được mục tiêu của họ cho chuyến đi.

Để thực hiện một chính sách du lịch của công ty đáp ứng cả nhu cầu của tổ chức và nhân viên, hãy ghi nhớ các khía cạnh sau:

Giáo dục

Nói chung, nhân viên muốn tuân thủ chính sách. Khi họ don lồng, nó thường là vì họ không hiểu rõ các quy tắc.

Để cải thiện sự tuân thủ, chính sách của bạn nên cung cấp một phác thảo rõ ràng về mục tiêu của bạn và cách các chuyến đi kinh doanh có thể giúp đạt được chúng.

Bạn cũng cần đào tạo những người giám sát các quy trình du lịch của công ty, chẳng hạn như nhân viên quản trị, để đảm bảo họ biết chính sách du lịch của công ty bạn. Huấn luyện họ và khách du lịch của bạn trong việc sử dụng các công cụ đặt phòng du lịch của bạn, quá.

Rõ ràng trong giao tiếp

Xác định các cụm từ chính, yêu cầu và quy tắc có thể gây nhầm lẫn. Nếu có bất kỳ hình phạt nào cho việc không tuân thủ, hãy giải thích rõ ràng.

Giảm chỗ cho lỗi bằng cách làm cho quá trình hoàn trả rõ ràng, thân thiện với người dùng và dễ điều hướng. Cuối cùng, hãy đảm bảo chính sách có thể dễ dàng truy cập để nhân viên có thể tham khảo nó bất cứ lúc nào.

Khuyến khích tuân thủ

Hãy nghĩ về những cách sáng tạo để làm cho việc tuân thủ chính sách hấp dẫn hơn đối với khách du lịch. Chẳng hạn, khi nhân viên ở khách sạn hoặc chọn hãng hàng không từ danh sách được phê duyệt, họ có thể được phép giữ điểm trung thành hoặc tín dụng cho mục đích sử dụng cá nhân của họ.

Vòng lặp thông tin phản hồi

Khi bạn triển khai và kiểm tra chính sách du lịch của công ty, bạn phải hoan nghênh cơ hội cải thiện. Giúp nhân viên dễ dàng cung cấp phản hồi về các quy tắc, yêu cầu và quy trình.

Khi bạn hiểu nhân viên của mình trải nghiệm trong các chuyến công tác, bạn có thể cải thiện toàn bộ trải nghiệm du lịch và đặt phòng của họ. Điều đó có thể chuyển thành tỷ lệ tuân thủ cao hơn, sự hài lòng về công việc và du lịch lớn hơn và giảm căng thẳng liên quan đến du lịch - mà không cần phải chịu thêm chi phí. Mọi người vui vẻ.

Nhiệm vụ chăm sóc

Nhìn vào các công nghệ mới và mới nổi cho phép bạn xác định vị trí nhân viên khi họ đi vắng. Đảm bảo liên hệ và chi tiết liên lạc khẩn cấp của họ có sẵn trên nền tảng quản lý du lịch của bạn.

Nếu có thể, hãy thông báo cho nhân viên về những rủi ro hoặc nguy hiểm tiềm ẩn ở nhiều địa phương khác nhau trước khi đi du lịch và cung cấp thông tin liên quan về các tài nguyên và hỗ trợ mà họ có thể truy cập trong trường hợp khẩn cấp.

Theo kịp các xu hướng du lịch, chẳng hạn như du lịch bleợi. Hiểu được sở thích du lịch của công ty của các nhân viên ngàn năm, những người sẽ chiếm 75% lực lượng lao động toàn cầu vào năm 2025.

Một đánh giá hàng năm về chính sách du lịch của công ty bạn sẽ cho phép bạn loại bỏ các khía cạnh đã trở nên không liên quan hoặc lỗi thời. Nó cũng là một cơ hội để tinh chỉnh các chính sách khi bạn tính đến các xu hướng du lịch mới, chẳng hạn như sự phát triển của nền kinh tế chia sẻ.

Travelstop - Mẫu danh sách kiểm tra chính sách du lịch của công ty

Mẫu chính sách du lịch của công ty

Dưới đây là một phác thảo của các mặt hàng thiết yếu để bao gồm trong chính sách du lịch của công ty.

Giới thiệu

Đây là cơ hội của bạn để cung cấp một lời giải thích ngắn gọn và súc tích về các mục tiêu của chính sách du lịch của công ty (ví dụ: tiết kiệm tiền, đảm bảo an toàn cho khách du lịch, hợp lý hóa quy trình đặt chỗ và hoàn trả chuyến đi).

Đây cũng là nơi bạn giải thích cách các chuyến đi kinh doanh giúp công ty đạt được mục tiêu và sứ mệnh của mình. Theo cách này, bạn có thể cho khách du lịch biết vai trò của họ quan trọng như thế nào.

Nội dung

Một bảng nội dung giúp người đọc định vị các phần có liên quan của chính sách du lịch của công ty.

An toàn cho nhân viên

Với nhiệm vụ chăm sóc của công ty, nó rất quan trọng đối với:

  • Nhắc nhở khách du lịch cung cấp địa chỉ liên lạc khẩn cấp và gửi chi tiết về hành trình của họ trước khi đi du lịch
  • Cung cấp thông tin về chính sách bảo hiểm du lịch của công ty hoặc nơi để truy cập nó
  • Cung cấp cho nhân viên một điểm liên lạc trong trường hợp khẩn cấp
  • Giải thích những thủ tục du khách nên tuân theo trong trường hợp tai nạn, cấp cứu hoặc bệnh nặng

Chi phí đi lại

Chi phí đi lại bao gồm vận chuyển, ăn ở, ăn uống và giải trí. Một chi phí giải trí có thể bao gồm đưa khách hàng đi ăn tối hoặc đến một trận bóng rổ.

Hãy rõ ràng rằng nó bắt buộc phải đặt trước từ danh sách các nhà cung cấp ưa thích hoặc nếu nhân viên nên tìm tùy chọn chi phí thấp nhất nếu có thể.

Các chi phí khác nhau có thể được tách thành các loại riêng biệt để tham khảo dễ dàng hơn:

  • Vận tải: vận tải hàng không và mặt đất
  • Chỗ ở
  • Các bữa ăn
  • Điện thoại di động và internet
  • Sự giải trí
  • Y khoa
  • Các chi phí không được hoàn trả (cung cấp các ví dụ, chẳng hạn như đồ dùng vệ sinh)

Travel Du lịch hàng không

Phần này sẽ trả lời các câu hỏi như:

  • Bạn có một trang web ưa thích hoặc công cụ đặt phòng trực tuyến?
  • Khi nào cần mua vé máy bay trước khi đi du lịch?
  • Tất cả các vé máy bay nên là hạng phổ thông hay có những tình huống đặt vé hạng thương gia là một lựa chọn?
  • Nhân viên có thể sử dụng lợi ích khách hàng thường xuyên?

Vận tải mặt đất (xe cá nhân, xe cho thuê, đường sắt, taxi, đi chung xe)

  • Có một phương thức vận chuyển ưa thích? Hãy rõ ràng về mức độ linh hoạt của nhân viên khi lựa chọn vận chuyển của họ.
  • Có một tỷ lệ tối đa trên mỗi diem?
  • Nếu nhân viên lái xe cá nhân của họ hoặc thuê một chiếc, chi phí xăng dầu có được bồi hoàn không?
  • Còn phí đỗ xe và phí cầu đường thì sao?

Chỗ ở

  • Nhân viên nên luôn luôn đặt từ một danh sách các nhà cung cấp ưa thích? Nếu vậy, nếu nhà cung cấp ưa thích được đặt đầy đủ thì sao?
  • Những loại phòng khách sạn được chấp nhận?
  • Có ngân sách tối đa mỗi đêm?
  • Nếu nhân viên quyết định gia hạn đặt chỗ và / hoặc có một thành viên gia đình đi du lịch với họ, điều gì được hoàn trả và điều gì không?
  • Có chỗ ở cần phải ở trong một khoảng cách nhất định từ khu vực chính của du lịch, chẳng hạn như một trung tâm triển lãm?
  • Khách du lịch có được tự do đặt chỗ ở miễn là họ ở trong một ngân sách nhất định không?
  • Khách du lịch có thể chọn Airbnb thay thế?

Bữa ăn

  • Công ty sẽ hoàn tiền cho bữa sáng, bữa trưa và bữa tối?

Điện thoại di động và internet

  • Là phí điện thoại di động có thể yêu cầu?
  • Du khách nên mua thẻ SIM địa phương hoặc WiFi bỏ túi?

Chi phí giải trí

Cho biết những gì được coi là một chi phí giải trí hợp lý.
Chỉ định những chi phí giải trí yêu cầu phê duyệt trước và chi phí nào không.

Chi phí y tế

Là một chuyến thăm bác sĩ có thể yêu cầu với một biên lai?

Chi phí không hoàn trả

  • Xác định các mục không thể được hoàn trả, chẳng hạn như đồ vệ sinh cá nhân.
  • Giải thích các tình huống khi áp dụng ngoại lệ. Chẳng hạn, nếu hãng hàng không mất hành lý của người đi du lịch, anh ta hoặc cô ta sẽ phải mua một số đồ dùng vệ sinh và quần áo.

Thủ tục báo cáo và bồi hoàn

Đây là nơi bạn có thể cung cấp cho nhân viên những thông tin cần thiết để xin hoàn trả chi phí đi lại của họ. Dưới đây là một vài điểm bao gồm:

  • Nhắc nhở khách du lịch rằng họ cần điền vào báo cáo chi phí
  • Hãy rõ ràng về thông tin họ cần cung cấp - ví dụ: biên lai, tên của các nhà cung cấp, mục đích của chuyến đi
  • Thời hạn bố trí để gửi yêu cầu hoàn trả
  • Cho nhân viên biết các tài khoản mất bao lâu để phê duyệt (và từ chối) yêu cầu
    Tốt hơn nữa, nếu bạn sử dụng một ứng dụng hoặc nền tảng để số hóa hóa đơn và tự động hóa các yêu cầu bồi hoàn, hãy giải thích quy trình bằng ảnh chụp màn hình hoặc video

Khác

Giải thích cách nhân viên có thể đưa ra phản hồi về chính sách. Nêu hậu quả của việc không tuân thủ, nếu có.

Xác định một nền tảng quản lý du lịch tốt sẽ cho phép bạn hợp lý hóa các thủ tục du lịch của công ty và tự động áp dụng các khía cạnh của chính sách du lịch của bạn. Với chính sách du lịch được tích hợp trong công cụ quản lý du lịch của bạn, nhân viên sẽ không còn phải tự đoán mình khi đưa ra quyết định đặt chỗ du lịch.

Với nền tảng quản lý du lịch, bạn cũng có thể hợp nhất tất cả các thông tin cần thiết về khách du lịch kinh doanh (như hành trình du lịch, chi tiết liên lạc và liên hệ khẩn cấp) để tối đa hóa an toàn cho khách du lịch. Rủi ro cho báo cáo chi phí gian lận sẽ được giảm thiểu bằng cách báo cáo chi phí tích hợp và bằng cách định cấu hình các loại chi phí khác nhau trong hệ thống, loại bỏ bất kỳ sự mơ hồ nào trong quy trình.

Travelstop - Mẫu danh sách kiểm tra chính sách du lịch của công ty

Bắt đầu viết chính sách du lịch của công ty bạn

Nếu bạn không có chính sách du lịch của công ty, hoặc nếu bạn đã cập nhật nó trong một thời gian, thì đó là thời gian để làm điều đó. Sử dụng mẫu này như một điểm khởi đầu. Hãy nhớ, làm cho chính sách của bạn rõ ràng, đơn giản, trực quan và dễ hiểu. Chuyến đi kinh doanh của bạn sẽ tốt hơn cho nó.

Được xuất bản lần đầu tại blog.travelstop.com vào ngày 18 tháng 2 năm 2019.