Quy trình làm việc của một người quản lý du lịch kinh doanh trông như thế nào?

Đơn giản hóa quy trình quản lý du lịch kinh doanh của bạn với Travelstop.

Cho dù bạn là một người quản lý du lịch hay nhân viên nhân sự được giao nhiệm vụ đặt chuyến bay và khách sạn và lên kế hoạch cho hành trình của nhân viên, việc quản lý một chuyến đi công tác của nhóm có thể nhanh chóng biến thành hỗn loạn.

Có rất nhiều điều cần theo dõi, bao gồm, nhưng không giới hạn ở các hãng hàng không và khách sạn ưa thích, bữa ăn của nhân viên và khách hàng, bảo hiểm du lịch, lịch trình xung đột, hủy bỏ, hàng trăm email và tin nhắn và đàm phán với các nhà cung cấp khác nhau.

Chưa kể sẽ luôn có hành động cân bằng mong manh để đảm bảo nhân viên được an toàn và thoải mái khi đi trên đường và giảm chi phí đi lại của công ty. Không có gì ngạc nhiên khi ngày nay các nhà quản lý du lịch của nhóm thường thấy mình trải dài trên nhiều trách nhiệm khác nhau.

Tất nhiên, có luôn luôn lựa chọn gia công cho một công ty quản lý du lịch (TMC) - điều mà hầu hết các công ty đa quốc gia lớn đều làm. Nhưng các TMC cũng đi kèm với các vấn đề của riêng họ: tỷ lệ cao có thể bị cấm đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các vấn đề về dịch vụ khách hàng và ít kiểm soát hơn đối với các hệ thống du lịch của tổ chức.

Giải pháp du lịch công ty để giải cứu

Rất may, sự ra đời của Internet và các công cụ quản lý du lịch kinh doanh đã cung cấp cho các nhà quản lý du lịch của công ty một loạt các giải pháp cho phép họ chuyển sự chú ý của họ từ chiến thuật sang chiến lược. Những công cụ này giải phóng thời gian để tập trung vào các vấn đề cấp bách hơn và hoàn thành công việc quan trọng hơn.

Tại sao mọi người quản lý doanh nghiệp cần một quy trình làm việc

Nhưng có một cái bẫy. Hiệu quả của giải pháp quản lý du lịch công ty phụ thuộc vào việc các nhà quản lý kinh doanh du lịch có thể tổ chức các nhiệm vụ và ưu tiên tốt như thế nào. Nếu bạn không có quy trình làm việc cốt lõi cho phép bạn làm việc hiệu quả, việc sử dụng bất kỳ giải pháp du lịch công ty nào có thể chỉ làm phức tạp công việc của bạn thay vì đơn giản hóa nó.

Nói cách khác, mỗi người quản lý du lịch kinh doanh cần một quy trình làm việc vững chắc trước khi áp dụng bất kỳ loại nền tảng quản lý du lịch nào. Dưới đây, một cái nhìn nhanh về những gì bạn cần để phát triển quy trình làm việc của riêng bạn.

Kiến thức về các ưu tiên của tổ chức và sở thích của nhân viên

Khi bạn thu thập và phân tích đủ dữ liệu, cuối cùng bạn sẽ hiểu loại vấn đề kinh doanh du lịch mà công ty bạn cần giải quyết. Từ đây, việc xác định cả ưu tiên tổ chức và nhân viên của bạn trở nên dễ dàng hơn. Những điều này cuối cùng sẽ phụ thuộc vào các vấn đề kinh doanh du lịch cụ thể của bạn, quy mô của công ty và các nguồn lực sẵn có và số lượng chuyến đi kinh doanh được thực hiện hàng năm, trong số những điều khác.

Dành cho tổ chức
Là người được giao nhiệm vụ quản lý du lịch trong tổ chức của bạn, bạn có biết công ty đang tìm kiếm điều gì bằng cách đưa nhân viên ra ngoài đường không? Nếu không, hãy nói chuyện với lãnh đạo của bạn về các điểm chuẩn, cột mốc và mục tiêu mà quản lý du lịch kinh doanh đóng vai trò quan trọng.

Nói một cách đơn giản, theo quan điểm tổ chức về quản lý du lịch kinh doanh đòi hỏi sự hiểu biết về cách thức du lịch cải thiện công việc kinh doanh nói chung. Kiến thức này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định quản lý du lịch sáng suốt.

Dành cho người được thuê
Quay trở lại để thu thập và phân tích dữ liệu, nhưng lần này, tập trung vào thói quen và sở thích du lịch của nhân viên. Có bao nhiêu nhân viên di chuyển bằng máy bay, và trong số đó, có bao nhiêu nhân viên sẵn sàng bay trên một hãng hàng không giá rẻ? Có bao nhiêu phòng khách sạn được đặt mỗi năm? Nơi nào nhân viên thích ở lại trong các điểm đến thường xuyên? Làm thế nào để họ thích theo dõi chi phí du lịch của họ?

Biết những điều này giúp dễ dàng giữ cho khách du lịch thường xuyên trong công ty của bạn thoải mái và an toàn trên đường. Họ càng hạnh phúc hơn khi đi công tác, họ càng ít có khả năng đến với bạn để hủy bỏ và khiếu nại vào phút cuối, điều đó có nghĩa là chi tiêu ít hơn và báo cáo sự cố ít hơn.

Travelstop có thể giúp như thế nào: Người quản lý du lịch cần một hệ thống để hợp nhất và theo dõi thông tin nhân viên có thể sử dụng giải pháp quản lý du lịch như Travelstop để ghi nhớ thông tin nhân viên như tên, số hộ chiếu và sở thích cá nhân, cũng như có thể biết được ai là ai đi du lịch đến đích, đảm bảo liên lạc nhanh chóng trong trường hợp khẩn cấp và các sự cố khác. Điều này cho phép các nhà quản lý du lịch đặt dịch vụ vận chuyển và khách sạn cho nhân viên trong vài phút, tiết kiệm thời gian trong khi vẫn có toàn quyền kiểm soát mọi chuyến đi kinh doanh của mọi người.
Ngược lại, một hệ thống thủ công sẽ yêu cầu các nhà quản lý du lịch phải gửi email hoặc nhắn tin cho nhân viên qua lại, vá chúng với các đại lý du lịch cho mỗi lần đặt phòng và phải gửi email chi tiết cho nhân viên và đại lý chuyến đi.

Chính sách hoặc hệ thống giám sát chi tiêu du lịch

Một số nhân viên sẽ nói với bạn rằng họ trả tiền trước cho các chuyến công tác của họ, việc này có vẻ thuận tiện lúc đầu, nhưng có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn. Là người quản lý du lịch kinh doanh, thiết lập an toàn hơn là xử lý tất cả mọi thứ, bao gồm cả thanh toán cho nhà cung cấp ưa thích của bạn, cho dù họ trả tiền trước bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp hoặc bằng hóa đơn hàng tháng.

Nhưng nhiều nhân viên cũng khao khát sự linh hoạt trong chuyến đi của họ. Và hãy để đối mặt với điều đó, họ sẽ không biết về tất cả các quy định chính sách của bạn hoặc có thể sẽ kết thúc một số sai lầm nhỏ trong tương lai. Và nếu họ đặt chuyến bay hoặc khách sạn nằm ngoài chính sách du lịch của công ty bạn thì sao?

Cách Travelstop có thể giúp: Bạn có thể sử dụng một công cụ như Travelstop để thiết lập chính sách du lịch sẽ tự động gắn cờ các chuyến bay hoặc đặt phòng khách sạn nằm ngoài giới hạn của chính sách bạn có. Công cụ của chúng tôi sẽ cho phép bạn thiết lập chính sách của mình dựa trên các quy tắc như:
Đặt trước: Số ngày nhân viên phải đặt trước chuyến bay và khách sạn của họ
Lớp: Nhân viên cabin hoặc khách sạn hạng mặc định có thể đặt
Ngân sách: Phân bổ ngân sách cho các chuyến bay và đặt phòng khách sạn
Thiết lập này cho phép nhân viên tự chủ đặt chỗ dựa trên sở thích của họ và tính chi phí đi lại cho công ty (miễn là họ ở trong chính sách). Và từ góc độ quản lý, một công cụ như Travelstop mang đến cho bạn sự tiện lợi khi thanh toán một hóa đơn cho nhà cung cấp mỗi tháng, dẫn đến việc tuân thủ tốt hơn, tiết kiệm hơn và hiểu biết nhiều dữ liệu hơn về việc nhân viên của bạn có dữ liệu du lịch trong một gói.

Những cách khác người quản lý du lịch có thể sử dụng Travelstop

Mặc dù có một số điều khác đi vào quy trình làm việc của một người quản lý du lịch kinh doanh, các yếu tố được đề cập ở trên sẽ chiếm phần lớn khối lượng công việc của bạn. Khi bạn đã hoàn thành quy trình làm việc của mình, bạn có thể xem cách một nền tảng quản lý du lịch như Travelstop có thể được sử dụng để hỗ trợ các quy trình của bạn thông qua:

  • Thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu
  • Khả năng hiển thị thời gian thực của nhân viên Nơi ở
  • Thanh toán cho một nhà cung cấp
  • Báo cáo chi phí tự động
  • Ngân sách linh hoạt
  • Hệ thống tự phục vụ trực quan

Hãy nhớ rằng, khi bạn biết quy trình làm việc của mình cần gì, việc tìm ra cách sử dụng tốt nhất một công cụ như Travelstop và trở thành một người quản lý du lịch hiệu quả và hiệu quả hơn sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Được xuất bản lần đầu tại blog.travelstop.com vào ngày 18 tháng 1 năm 2019.