Làm thế nào để viết một chính sách du lịch của công ty cho nhân viên hiện đại

Hôm nay Millennials là nhà lãnh đạo kinh doanh của ngày mai và đang nhanh chóng trở thành khách du lịch kinh doanh thường xuyên nhất thế giới. Đến năm 2020, họ sẽ chiếm gần một nửa chi tiêu kinh doanh du lịch toàn cầu và khoảng 60% trong số họ có thể sẽ sống ở châu Á. Nhóm tuổi này - những người sinh từ 1980 đến 2000 - sẽ chiếm 3/4 tổng lực lượng lao động thế giới vào năm 2025.

Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp và quản trị viên, điều này đòi hỏi một sự thay đổi trong chính sách du lịch của công ty họ. Ngày hôm qua, lực lượng lao động, sau tất cả, có những ưu tiên du lịch khác nhau từ những người đi công tác hiện đại. Khách du lịch kinh doanh hiện đại thuộc về một thế hệ được biết đến với sự hiểu biết kỹ thuật số và ưu tiên cho trải nghiệm hơn là uy tín.

Nhưng tại sao một công ty phải điều chỉnh chính sách du lịch của công ty để đáp ứng kỳ vọng của nhân viên?

Có một số lợi ích để gặp gỡ nhân viên giữa chừng:

  • Tuân thủ. Một nghiên cứu trên 2.565 khách du lịch kinh doanh tại Trung Quốc, Ấn Độ, Indonesia, Nhật Bản và Singapore đã tiết lộ rằng ít nhất 35% những người tuân thủ chính sách du lịch của công ty không phải luôn tuân thủ họ. Điều chỉnh chính sách du lịch của công ty cho nhân viên Nhu cầu và cung cấp sự linh hoạt hơn có thể làm tăng sự tuân thủ.
  • Sự hài lòng của nhân viên. So với các nhà tuyển dụng ở các khu vực khác, những người ở châu Á gặp khó khăn hơn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài, theo một nghiên cứu của WillisTowersWatson. Một cách để giữ cho nhân viên hài lòng là cho thấy rằng bạn nghe thấy mối quan tâm du lịch kinh doanh của họ và sẵn sàng giải quyết chúng - tất nhiên là trong lý do.
  • Cải thiện hiệu suất. Khách du lịch kinh doanh đại diện cho công ty của bạn ở nước ngoài, vì vậy họ phải có hiệu suất tốt nhất trong suốt chuyến đi. Chuẩn bị đầy đủ, nghỉ ngơi và động lực ảnh hưởng đến hiệu suất và năng suất của nhân viên trong các chuyến công tác. Chẳng hạn, cho khách du lịch kinh doanh chọn một khách sạn gần địa điểm tổ chức hội nghị, có thể giúp họ tối đa hóa thời gian của họ tại sự kiện và thậm chí gặp gỡ các khách hàng tiềm năng vào buổi tối mà không làm cạn kiệt năng lượng.

Cho dù bạn là một phần của một doanh nghiệp vừa và nhỏ MNC, có một cơ hội chính sách du lịch công ty của bạn đã được tạo ra cho các khách du lịch kinh doanh trường học cũ. Nó thời gian để thích ứng với lực lượng lao động ngày hôm nay và các nhà lãnh đạo của ngày mai.

Mặt khác, bạn có thể chưa tạo chính sách và aren chắc chắn làm thế nào để tạo chính sách du lịch công ty cho khách du lịch kinh doanh hiện đại.

Dù bằng cách nào, các hướng dẫn sau đây sẽ giúp bạn viết chính sách du lịch công ty cho nhân viên hiện đại.

Hướng dẫn tạo chính sách du lịch công ty hiện đại

1. Đánh giá công ty của bạn về các hoạt động kinh doanh du lịch hiện tại.

Bạn có thường xuyên gửi nhân viên ra nước ngoài, bạn chi bao nhiêu cho mỗi chuyến đi và những chuyến đi này đạt được những gì?

Quan trọng hơn - những vấn đề và khiếu nại nào mà nhân viên của bạn thường gặp phải khi đi công tác? Ở đây, một trong những: bạn có thể thấy khó theo dõi nơi ở của người đi du lịch trong chuyến đi. Hoặc có lẽ bạn có thể cải thiện sự phối hợp giữa văn phòng và khách du lịch khi các chuyến bay bị trì hoãn. Có thể chi phí vận chuyển của bạn vượt quá ngân sách vì bạn luôn đặt vé hoàn tiền, mặc dù chỉ một tỷ lệ nhỏ các chuyến đi của bạn được lên lịch lại hoặc hủy bỏ.

Để tìm hiểu, bạn sẽ cần phải thu thập dữ liệu du lịch kinh doanh của công ty bạn và xác định xu hướng. Đánh giá các hoạt động đó và những thực hành don.

2. Xác định mục tiêu kinh doanh du lịch của công ty bạn.

Bạn tìm kiếm điều gì với mỗi chuyến đi? Các kết quả có biện minh cho thời gian và chi phí đi du lịch không?

Khi bạn viết hoặc sửa đổi chính sách du lịch của công ty, hãy đảm bảo rằng nó giúp bạn đạt được các mục tiêu của công ty bạn. Đó là một ý tưởng tốt để nói chuyện với nhân viên - đặc biệt là những người mới hơn và trẻ hơn - để tìm hiểu xem họ có nắm bắt được bức tranh lớn hơn về cách các chuyến đi kinh doanh của họ đóng góp cho công ty hay không.

Xác định những gì bạn muốn đạt được bằng cách xây dựng chính sách, quá. Chẳng hạn, ưu tiên hàng đầu của bạn là tiết kiệm tiền? Có phải để cung cấp cho nhân viên linh hoạt hơn khi họ đi du lịch? Hãy để các ưu tiên - những người của công ty và khách du lịch - hướng dẫn chính sách của bạn.

3. Xác định mức độ linh hoạt mà bạn muốn trở thành.

Bao nhiêu thời gian bạn sẽ cung cấp cho nhân viên? Ví dụ: bạn có thể cho họ tự do lựa chọn chuyến bay và chỗ ở miễn là họ ở trong ngân sách của bạn. Bạn có thể chỉ định các hãng hàng không và khách sạn đối tác và để nhân viên lựa chọn trong số đó.

Hãy nhớ rằng khách du lịch kinh doanh châu Á có khả năng cao gấp đôi so với các đối tác châu Âu của họ để bao gồm các ngày cuối tuần khi họ đặt ngày đi du lịch, theo McKinsey. Xu hướng này được gọi là du lịch ‘bleợi, hoặc kéo dài các chuyến công tác để giải trí. Nếu bạn cho phép điều này - điều mà bạn có thể nên làm nếu bạn viết một chính sách du lịch công ty cho khách du lịch hiện đại - bạn có thể sử dụng chính sách này để vạch ra một ranh giới rõ ràng giữa công ty và khu vực trách nhiệm của nhân viên.

4. Máy đo thay thế.

Nếu thực tiễn du lịch của bạn hiện giới hạn nhân viên đến khách sạn, hãy xem xét các lựa chọn thay thế như Airbnb. Điều đó nói rằng, bạn sẽ cần phải đánh giá những ưu và nhược điểm của việc sử dụng các dịch vụ chia sẻ. Chúng bao gồm chi phí, thuận tiện và bảo mật.

Nếu bạn có nhân viên thích sử dụng các dịch vụ chia sẻ khi họ đi công tác, hãy hỏi họ về kinh nghiệm của họ - cả khía cạnh tích cực và tiêu cực.

5. Quyết định cách bạn sẽ thực thi chính sách.

Các chuyến công tác sẽ được quản lý bởi một cơ quan bên ngoài hoặc bởi đội ngũ hành chính của bạn? Nếu trước đây, hãy kiểm tra xem bạn có đủ ngân sách hay không, vì các gói quản lý du lịch bên ngoài thường mang lại lợi ích cho các tập đoàn lớn hơn so với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu sau này, hãy tìm hiểu xem quản trị viên hoặc nhóm nhân sự của bạn có bao nhiêu băng thông để xử lý các sắp xếp du lịch.

Mặt khác, ngày nay nhiều công ty đang sử dụng các công cụ kỹ thuật số để tự động thực thi chính sách của họ - vì vậy bạn cũng có thể kiểm tra xem điều đó có phù hợp với mình không. Điều này thường được thực hiện bằng cách tải các chính sách lên một ứng dụng hoặc hệ thống quản lý, cũng xử lý các đặt chỗ và các thỏa thuận du lịch khác và thực hiện kiểm soát để tuân thủ chính sách. Các công cụ kỹ thuật số cũng hoạt động tốt cho các công ty nhỏ, thường tin tưởng nhân viên của họ đặt chuyến bay và chỗ ở của riêng họ.

Kiểm tra sự dễ dàng hoặc phức tạp của việc thực thi chính sách, quá. Donith làm cho nó quá phức tạp nếu bạn muốn nhân viên tuân thủ.

6. Hãy nghĩ về khán giả của bạn khi viết và định dạng chính sách.

Nó không phải là một tài liệu chỉ có văn bản được viết bằng một ngôn ngữ rất chính thức. Mục đích của bạn, sau tất cả, là cho nhân viên đọc và hiểu chính sách. Ai muốn đọc một tài liệu không có khoảng trắng và điều đó nghe có vẻ giống như nó được viết cho con người?

Làm cho chính sách du lịch của công ty bạn dễ nhớ bằng cách giữ cho nó ngắn gọn và đơn giản. Để có kết quả tốt nhất, hãy sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, đơn giản và cụ thể. Sử dụng hình ảnh, sơ đồ và biểu đồ nếu cần. Đảm bảo các tiêu đề phụ được định dạng rõ ràng để nhân viên dễ dàng tham khảo chúng khi cần.

Khi bạn đã làm theo các hướng dẫn ở trên, đó là thời gian để viết (hoặc sửa đổi) chính sách của bạn.

Những gì cần bao gồm trong một chính sách du lịch của công ty cho du khách hiện đại

Giới thiệu

  • Cách thức đi công tác làm tăng giá trị cho công ty của bạn (ví dụ: nó mang lại X phần trăm giao dịch hoặc tạo ra số lượng khách hàng tiềm năng X trong một năm)
  • Những gì bạn muốn đạt được với chính sách du lịch mới (ví dụ: giảm chi phí đi lại hoặc tăng sự thuận tiện trong khi đi du lịch)
  • Chính sách chứa gì (cũng cung cấp mục lục)

Thủ tục đặt phòng

Những điều này sẽ phụ thuộc vào việc sắp xếp du lịch của bạn được quản lý bên ngoài hay bên trong, hoặc được thực thi tự động thông qua một nền tảng trực tuyến.

  • Ai sẽ đặt chuyến bay và chỗ ở
  • Thời gian đặt phòng gần nhất (ví dụ: ít nhất hai tuần trước chuyến đi)
    bất kỳ hãng hàng không và khách sạn ưa thích

Chi phí

Giải thích về ngân sách du lịch, cũng như thủ tục hoàn trả. Xác định các loại chi phí đủ điều kiện hoàn tiền và các loại chi phí don.

  • Những loại chi phí có thể yêu cầu?
  • Những gì ngân sách dành cho ăn uống với khách hàng tiềm năng trong chuyến đi?
    Nhân viên nên đặt chuyến bay và chỗ ở bằng thẻ Công ty, hay của chính họ? Nếu là của riêng họ, khi nào họ sẽ được hoàn trả?
  • Ai nên phê duyệt các chi phí? (Lý tưởng nhất, đây phải là một quy trình đơn giản được gán cho một người phê duyệt duy nhất, như trưởng phòng)

Trách nhiệm

Giải thích chính sách bảo hiểm du lịch của bạn làm gì và không bao gồm. Hãy cho khách du lịch kinh doanh biết bảo hiểm y tế và hỗ trợ nào họ có thể mong đợi trong trường hợp bị ốm hoặc tai nạn. Giải thích những gì họ cần làm trong trường hợp khẩn cấp.

Giải thích những gì công ty, cũng như nhân viên, chịu trách nhiệm và trách nhiệm. Điều này sẽ giúp làm rõ các khu vực màu xám tiềm năng, đặc biệt là trong các tình huống như:

  • Khi một nhân viên kéo dài chuyến đi để giải trí
  • Nếu khách du lịch kinh doanh lỡ chuyến bay thông qua lỗi của mình

Báo cáo

Số tiền tối thiểu nào yêu cầu biên lai? Nhân viên có cần phải bàn giao từng biên lai khi họ quay lại không, hoặc họ có thể tải lên biên lai của họ thông qua một ứng dụng hoặc nền tảng trực tuyến không?

Nếu bạn đang tạo ra một chính sách du lịch của công ty cho khách du lịch hiện đại - tức là, millennials - báo cáo kỹ thuật số là cách tốt nhất để đi. Một số quốc gia, như Singapore, thậm chí khuyến khích giữ tài liệu nguồn ở dạng điện tử.

Quay lại bức tranh lớn hơn

Ngay cả khi bạn đi sâu vào chi tiết về chính sách du lịch của công ty bạn, hãy nhớ ghi nhớ bức tranh lớn. Điều đó bao gồm các mục tiêu kinh doanh bao quát của bạn và nhân viên của bạn, sự hài lòng trong công việc lâu dài.

Biết đối tượng của bạn, thực hiện nghiên cứu của bạn và tạo ra một chính sách du lịch của công ty có lợi cho khách du lịch kinh doanh. Rốt cuộc, một du khách kinh doanh năng suất, hạnh phúc làm cho một đại sứ công ty tốt.

Trong một khoảng thời gian giới hạn, chúng tôi đã cho phép người dùng sớm kiểm tra Travelstop miễn phí. Hãy đến và cho nó một vòng xoáy, và xem nó thay đổi hoàn toàn cuộc sống kinh doanh của bạn như thế nào.